Interview de Christophe Pelé, Centre de compétences ERP de LINAGORA

Outre l’implémentation des processus métiers et réglementaires du PGI dédié à l’enseignement supérieur COCKTAIL, et de son référentiel intégré GRHum, le contrat signé par Arts et Métiers ParisTech et Linagora porte sur un démarrage en production séquencé (préparation budgétaire en septembre 2011 puis exécution budgétaire en janvier 2012), le déploiement dans les 12 écoles et instituts composant l’ENSAM en France, la formation de plus de 1000 utilisateurs ainsi que le support et la TMA de la solution pendant 4 années.

Christophe Pelé, responsable du centre de compétence ERP du groupe Linagora en France, a accepté de répondre à nos questions sur l’introduction des solutions ERP opensource auprès des grands comptes.

Qui sont aujourd’hui vos clients ?
Dans un premier temps tous les établissements publics, et prioritairement ceux de l’enseignement supérieur et de la recherche. Nous adresserons progressivement, à partir de 2012, le monde hospitalier et les collectivités locales.

Cocktail est le nom de l’offre ERP du groupe. D’où vient ce terme... assez original ?
La communauté Cocktail trouve ses origines dans le développement par l’Université de La Rochelle d’un ensemble d’applications informatiques pour la gestion de l’ensemble de ses missions (enseignement, recherche, RH, finances, conventions...) dont le module de Gestion Financière JEFYCO en 1997.
L’Université de La Rochelle a engagé une démarche de mutualisation de ses applications et les a proposées à tout autre établissement d’enseignement supérieur français intéressé par cette approche.
Les premières Universités intéressées furent des universités d’outre-mer (Nouvelle-Calédonie, Antilles). Pour cette raison, Jean-Marc Coris, le product owner du PGI, a eu l’idée de donner le nom de Cocktail à cet ensemble d’applications, dont chacun des modules applicatifs porte aussi fréquemment une référence exotique : Kiwi (gestion des frais de mission), Mangue (GRH), Papaye (Paye), Grhum (Gestion des Ressources HUmaines et Morales), Hamac (Horaires AMénagés, Artt et Congés).
Auparavant, j’intégrais les grands progiciels propriétaires du marché pour Steria puis Bull : ces progiciels suscitent souvent un a priori de complexité vis à vis des utilisateurs, et une forme de repli. L’avantage de cette sémantique est de « désacraliser » immédiatement le PGI : l’atmosphère des ateliers de conception ou des sessions de formation, tout en restant sérieuse, est rapidement plus ouverte !

Qui sont les concurrents (libres / non libres) sur le créneau des grands comptes publics ?
Sur les établissements publics, nous avons deux types de concurrents :
 Les grands ERP généralistes (SAP, Oracle...) intégrés soit par une grande SSII, soit par un distributeur à valeur ajoutée proposant une couche Métier « secteur public » complémentaire au socle de l’ERP. Ceux-ci n’ont cependant aucune faculté de progicialisation des modules complémentaires propres au secteur public qu’ils peuvent avoir développés (gestion réglementaires des frais de mission et des marchés publics, états réglementaires...). L’établissement utilisateur doit dès lors financer une TMA intégrateur, en plus de la licence de maintenance qu’il paye déjà à l’éditeur !!! Il faut savoir qu’a contrario, la progicialisation fait partie de l’essence même de l’Open source : chacun apporte sa brique fonctionnelle complémentaire au bénéfice de l’ensemble de la communauté utilisatrice.
 Les progiciels métiers « Best of Breed » (GFI, Civitas , Adix...) qui ont l’avantage de coller au réglementaire, mais qui ne permettent pas de faire l’économie d’une licence et ne couvrent pas toujours tous les métiers de l’établissement. Le PGI libre COCKTAIL a une couverture fonctionnelle complète à partir d’un référentiel unique, partagé et intégré (Finances, GRH, Paye, Scolarité et Recherche) !

Imposer le libre dans une entreprise publique, aujourd’hui, en France, c’est naturel... ou pas encore ?
Non, ce n’est pas naturel en matière d’ERP. Soyons honnêtes.
Les solutions Open source ont vraiment fait leurs preuves aujourd’hui sur les briques purement techniques (Apache, Linux, Open office, OBM...).
Il y a moins de recul sur les ERP, et ceux-ci souffrent de nombreux a priori négatifs : comment laisser des processus Métier réglementaires entre les mains de communautés ? Vers qui me retourner de manière certaine et sécurisée en cas de contrôle de la Cour des comptes ou de blocage de mon flux de paye ?
Je suis toujours surpris que les grandes SSII n’aient pas décidé d’accompagner les grands comptes sur ces aspects.
Nous en avons souvent souvent discuté avec François Mazon, ancien DG de CapGemini et de Steria, aujourd’hui en charge du Business development de LINAGORA : nous avons vocation à rassurer les grands comptes sur ces aspects.

Le contrat signé avec Arts et Métiers ParisTech vous impose de travailler de manière décentralisée entre Paris et Marseille. C’est un handicap ?
En fait, ce mode de fonctionnement est totalement transparent dès lors qu’on sait donner un rythme au projet, pour que chacun puisse s’organiser personnellement et professionnellement très en amont.
C’est pourquoi j’ai organisé le projet selon une semaine type : nous travaillons tous ensemble sur Paris chaque lundis et mardis (ateliers de conception, points de visibilité sur l’avancement du projet et le prototype de la solution cible...). Le reste de la semaine étant consacré aux travaux internes pouvant être réalisés à distance (rédaction de livrables, paramétrage, développements, tests unitaires...).
Nous savons également mettre a profit, sur certains sujets, les audio et visioconférence.
Pour que cela se passe bien, l’ensemble du management du projet (Linagora et client) fait aussi en sorte de respecter cet engagement vis à vis de nos consultants, et des Key Users des établissements provinciaux d’Arts et Métiers ParisTech.

Quels sont aujourd’hui les avantages d’un ERP libre en termes de coûts / pérennité pour une institution de ce type ?
Un PGI Open source tel que COCKTAIL constitue, sous cet angle, une alternative incontournable aux solutions dites « propriétaires » proposées par d’autres éditeurs :
 Un établissement public peut choisir un PGI Open source de niveau professionnel sans avoir à payer la « dime » que constitue le paiement de licence d’acquisition puis de maintenance à un éditeur. Deux question doivent être posées :
 A quel niveau de service correspond réellement cette licence d’acquisition ? Dans un souci de bonne gestion des deniers publics, est-il normal de refinancer ce qui l’a déjà été par d’autres institutions pour leur propre implémentation ? Ce schéma est aussi applicable au secteur privé. Il justifie la gratuité de la licence en Open source.
 Le niveau de prestations assurées dans le cadre de licences de maintenance, systématiquement facturées à 20% du prix de la licence initiale, correspond t’il vraiment aux besoins de l’établissement public ? A ce titre, une assurance de type « OSSA », prise auprès d’un tiers mainteneur, offre l’avantage d’être dimensionnée au meilleur prix pour le client, en fonction du niveau de service attendu.
 S’ajoutent aux licences, les coûts globaux de prise en main et d’appropriation (formation, documentation...). L’offre COCKTAIL, tournée vers les établissements publics M9-1 et M9-3 et les métiers de l’enseignement et de la recherche, permet de réduire fortement ces coûts par rapport aux ERP généralistes : documentations fonctionnelles et techniques en français, libellés « parlants » aux utilisateurs dans les transactions du PGI, processus natifs conformes aux pratiques de gestion des établissements, reporting réglementaire français éprouvé... Cela impacte d’ailleurs également le coût d’implémentation du PGI...
 Un établissement public, peut aussi faire le choix de la liberté en refusant de se lier à un éditeur, à sa politique de maintenance, de mise en œuvre des évolutions réglementaires ou de montée de version pendant toute la durée d’utilisation de son PGI. Nombre de clients de solutions propriétaires sont en effet confrontés à des migrations imposées vers de nouvelles versions de leur ERP sous peine d’absence de support sur une partie de leur SI. Les communautés Open source, éventuellement complétées par une assurance OSSA, garantissent la liberté des établissements utilisateurs.
 Enfin, un établissement public peut avoir une autre vision de la pérennité en intégrant une communauté Open source active et dynamique depuis bientôt 15 ans, à l’écart des mouvements de concentration intervenant dans la sphère des ERP propriétaires (rachats de Siebel, PeopleSoft, JD Edwards, Civitas...). Un PGI Open source est pérenne dès lors qu’il a atteint un seuil suffisant d’établissements utilisateurs pour garantir sa pérennité. Par exemple, tous modules confondus, le PGI Cocktail est actuellement utilisé par plus de 80 établissements publics, ce qui constitue une forte garantie.